Zásady ochrany osobních údajů pro branding zaměstnavatelů a nábor u společnosti Shoptet

Datum zveřejnění: 07-06-2024

My ve společnosti Shoptet spravujeme své procesy brandingu zaměstnavatelů a náboru prostřednictvím našeho kariérního webu (dále jen „kariérní web“) a používáním souvisejícího systému sledování žadatelů.

V těchto zásadách ochrany osobních údajů vysvětlujeme, jak zpracováváme vaše osobní údaje, pokud:

1. Navštívíte náš kariérní web (jste „návštěvník“)

2. Navážete spojení s námi prostřednictvím našeho kariérního webu, abyste si u nás vytvořili profil a dostávali informace o aktuálních nebo budoucích volných pozicích u nás (jste „připojující se kandidát“)

3. Požádáte o nějakou pozici u nás, prostřednictvím našeho kariérního webu nebo služby třetí strany (jste „uchazeč“)

4. Informace o vás přebíráme od jiných stran, webů a služeb, protože nás zaujal váš profil jakožto zajímavý pro naše aktuální nebo budoucí volné pozice (jste „kandidát ze zdrojů“)

5. Obdržíme o vás informace od našich zaměstnanců nebo partnerů, protože věří, že váš profil je zajímavý pro naše aktuální nebo budoucí volné pozice (jste „doporučený kandidát“)

6. Obdržíme o vás informace od kandidáta, který vás uvádí jako svou referenci (jste „reference“).

Tyto zásady ochrany osobních údajů také popisují, jaká práva máte, když zpracováváme vaše osobní údaje, a jak tato práva můžete vykonávat.

Když v těchto zásadách ochrany osobních údajů používáme termín „kandidát“, myslíme tím spojující kandidáty, uchazeče, kandidáty ze zdrojů i doporučené kandidáty, není-li uvedeno jinak.

1. O zpracování osobních údajů

Osobními údaji se rozumí veškeré informace, které lze přímo nebo nepřímo spojit s žijící fyzickou osobou. Příklady osobních údajů jsou: jméno, e-mailová adresa, telefonní číslo a IP adresa. Zpracování osobních údajů zahrnuje veškeré automatizované využívání osobních údajů — jako je sbírání, vytváření, analýza, sdílení a mazání osobních údajů.

Existují zákony a předpisy o tom, jak mohou společnosti zpracovávat osobní údaje, tzv. zákony o ochraně údajů. Pro různé typy využití osobních údajů a pro různé části světa platí různé zákony o ochraně údajů. Příkladem zákona o ochraně údajů, který je relevantní pro naše využití vašich osobních údajů, jak je popsáno v těchto zásadách ochrany osobních údajů, je Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (2016/679, „GDPR“).

Většina povinností podle GDPR se vztahuje na tzv. správce údajů. Správce údajů je subjekt, který rozhoduje o tom, k jakým účelům budou osobní údajů zpracovávány a o způsobu provádění zpracování. Správce údajů může využívat tzv. zpracovatele údajů. Zpracovatel údajů je subjekt, který smí zpracovávat osobní údaje pouze podle pokynů správce údajů a nesmí používat osobní údaje k svým vlastním účelům.

Když zpracováváme vaše osobní údaje, jak je popsáno v těchto zásadách ochrany osobních údajů, jsme správci údajů my.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme?

Všichni jednotlivci

• Informace o zařízení - Pokud navštívíte náš kariérní web, budeme shromažďovat informace o vašem zařízení, jako je IP adresa, typ a verze prohlížeče, chování během relace, zdroj provozu, rozlišení obrazovky, preferovaný jazyk, geografická poloha, operační systém a nastavení/použití zařízení.

• Technické a statistické údaje - Pokud navštívíte náš Kariérní web, budeme shromažďovat technické a statistické údaje o vašem používání webu, jako jsou informace o navštívených URL adresách a o vaší aktivitě na webu.

• Údaje o komunikaci - Budeme shromažďovat a ukládat vaši komunikaci s námi, včetně informací, které jste při komunikaci poskytli. Může se jednat například o obsah e-mailů, videozáznamy, zprávy na sociálních médiích, informace, které přidáte na svůj účet u nás, průzkumy atd.

• Kontaktní údaje - Jako například vaše jméno, e-mailová adresa, telefonní číslo a fyzická adresa.

Kandidáti

• Údaje z pohovorů, hodnocení a další informace z náborového procesu - Jako například poznámky z pohovorů s vámi, provedená hodnocení a testy, platové požadavky.

• Informace ve vaší žádosti - Jako například váš životopis, průvodní dopis, pracovní vzorky, reference, doporučující dopisy a vzdělání.

• Informace ve vašem veřejném profilu - Což jsou informace, které o vás shromažďujeme z veřejných zdrojů a týkající se vašich profesních zkušeností, jako je LinkedIn nebo webová stránka vašeho současného zaměstnavatele.

• Informace poskytnuté referencemi - Což jsou informace, které obdržíme od svých zaměstnanců nebo partnerů, kteří vás nám doporučí, nebo od osob, které jste uvedli jako své reference.

3. Odkud získáváme vaše osobní údaje?

Všichni jednotlivci

• Z kariérního webu. Pokud navštívíte náš kariérní web, shromažďujeme technické a statistické informace o tom, jak kariérní web používáte, a informace z vašeho zařízení.

• Přímo od vás. Většinu informací, které o vás zpracováváme, obdržíme přímo od vás, například když u nás požádáte o pozici nebo navážete spojení s námi. Vždy se můžete rozhodnout nám určité informace neposkytnout. Některé osobní údaje jsou však nezbytné, abychom mohli zpracovávat vaši žádost nebo vám poskytnout vámi požadované informace.

Reference

• Od osoby, pro kterou jste referencí. Jestliže vás kandidát uvede jako svou referenci, převezmeme od kandidáta vaše kontaktní údaje, abychom vás mohli kontaktovat.

Kandidáti

• Z veřejných zdrojů. Můžeme shromažďovat osobní údaje o vás z veřejných zdrojů, jako je LinkedIn nebo webová stránka vašeho současného zaměstnavatele.

• Od našich referencí. Informace o vás můžeme obdržet od našich zaměstnanců nebo partnerů (např. poskytovatelů služeb pro nábor), když si budou myslet, že váš profil je zajímavý pro naše aktuální nebo budoucí volné pozice.

• Od vašich referencí. Pokud nám poskytnete reference, můžeme informace o vás získávat od nich.

• Data, která vytváříme sami nebo ve spolupráci s vámi. Informace o vaší žádosti a profilu obvykle vytváříme my nebo my ve spolupráci s vámi během náborového procesu. Může se jednat například o poznámky z pohovorů s vámi a provedená hodnocení a testy.

4. Za jakými účely zpracováváme Vaše osobní údaje?

Abychom chránili a vymáhali svá práva, zájmy a zájmy jiných, například v souvislosti s právními žalobami.

Jednotlivci, jichž se to týká: Jednotlivci, na něž má tento právní problém vliv — sem patří například osoby ze všech kategorií jednotlivců uvedených výše.

Kategorie využívaných osobních údajů: K tomuto účelu lze využívat všechny výše uvedené kategorie osobních údajů.

Sdílet Vaše osobní údaje s jinými příjemci k účelům zmíněným v níže uvedené Části 5.

Jednotlivci, jichž se to týká: Různí, podle účelu sdílení. Viz Část 5 níže.

Kategorie využívaných osobních údajů: K tomuto účelu lze využívat všechny výše uvedené kategorie osobních údajů.

Shromažďovat informace o vašem užívání kariérního serveru, a to pomocí souborů cookie a jiných sledovacích technologií, jak je popsáno v našich Zásadách ochrany osobních údajů.

Jednotlivci, jichž se to týká: Návštěvníci.

Kategorie využívaných osobních údajů: Informace o zařízení.

Udržovat, vyvíjet a testovat kariérní server a jinak zajišťovat jeho bezpečnost.

Jednotlivci, jichž se to týká: Návštěvníci.

Kategorie využívaných osobních údajů: Informace o zařízení; Technické a statistické údaje.

Analyzovat, jak jsou kariérní server a jeho obsah využívány a jak pracují, abychom získali statistické údaje a mohli zlepšovat provozní výkon.

Jednotlivci, jichž se to týká: Návštěvníci.

Kategorie využívaných osobních údajů: Informace o zařízení; Technické a statistické údaje.

Poskytovat vám informace o volných pracovních místech u nás.

Jednotlivci, jichž se to týká: Kandidáti, kteří se připojují.

Kategorie využívaných osobních údajů: Kontaktní údaje; Údaje o komunikaci.

Revidovat profily a žádosti, které nám budou zaslány. Sem patří i komunikace s vámi ohledně vaší žádosti a profilu.

Jednotlivci, jichž se to týká: Kandidáti, kteří se připojují; Kandidáti, kteří podali žádost.

Kategorie využívaných osobních údajů: K tomuto účelu lze využívat všechny výše uvedené kategorie osobních údajů.

Ze své vlastní iniciativy shromažďovat a vyhodnocovat váš profesní profil. Sem patří i komunikace s Vámi ohledně Vašeho profilu.

Jednotlivci, jichž se to týká: Kandidáti ze zdroje; Doporučení kandidáti.

Kategorie využívaných osobních údajů: K tomuto účelu lze využívat všechny výše uvedené kategorie osobních údajů.

Přímo vás kontaktovat ohledně konkrétních budoucích volných pracovních míst u nás.

Jednotlivci, jichž se to týká: Kandidáti.

Kategorie využívaných osobních údajů: K tomuto účelu lze využívat všechny výše uvedené kategorie osobních údajů.

Zaznamenávat pohovory s Vámi.

Jednotlivci, jichž se to týká: Kandidáti.

Kategorie využívaných osobních údajů: Údaje o komunikaci.

Kontaktovat vás, abychom se dotázali, zda se chcete zúčastnit průzkumu

Jednotlivci, jichž se to týká: Kandidáti.

Kategorie využívaných osobních údajů: K tomuto účelu lze využívat všechny výše uvedené kategorie osobních údajů.

Kontaktovat vás, abychom se dotázali, zda poskytnete informace o kandidátovi, a vámi poskytnuté informace vyhodnocovat.

Jednotlivci, jichž se to týká: Reference.

Kategorie využívaných osobních údajů: Kontaktní údaje; Údaje o komunikaci.

5. S kým vaše osobní údaje sdílíme?

Naši poskytovatelé služeb. Vaše osobní údaje sdílíme s našimi dodavateli, kteří nám poskytují služby a funkčnost našich procesů brandingu zaměstnavatelů a náboru. Sem patří například poskytovatelé náborových služeb a dodavatel našeho kariérního webu a souvisejícího systému sledování žadatelů.

Společnosti naší skupiny. Vaše osobní údaje sdílíme se společnostmi naší skupiny společností, když nám poskytují služby a funkčnost našich procesů brandingu zaměstnavatelů a náboru, jako například přístup k určitým systémům a určitému software.

Společnosti poskytující soubory cookie na kariérním webu. Jestliže k tomu dáte svolení, budou soubory cookie nastavovány jinými společnostmi než naší, a tyto společnosti pak budou využívat údaje shromážděné těmito soubory cookie dle svých vlastních zásad ochrany osobních údajů. Informace o tom, kterých souborů cookie se to týká, najdete v našich zásadách užívání souborů cookie.

S úřady a jinými veřejně činnými osobami — když nám je přikázáno tak učinit. Vaše osobní údaje budeme sdílet s úřady a jinými veřejně činnými aktéry, když budeme mít právní povinnost tak učinit.

Se stranami zúčastněnými na soudním řízení. Jestliže toho bude potřeba k ochraně nebo hájení našich práv, budeme vaše osobní údaje sdílet se státními úřady nebo s jinými stranami účastnými případného nebo již probíhajícího soudního řízení. Tak tomu může být například v případě žaloby pro diskriminaci.

Fúze a akvizice atd. V souvislosti s případnou fúzí, prodejem firemního majetku, financováním nebo akvizicí celého podniku nebo jeho části ve prospěch jiné společnosti můžeme vaše osobní údaje sdílet s jinými stranami zúčastněnými na příslušném procesu.

6. Na jakém právním základě vaše osobní údaje zpracováváme?

Abychom mohli vaše osobní údaje zpracovávat, potřebujeme k tomu takzvaný právní základ. Právní základ je důvod zpracování osobních údajů, který je oprávněný dle pravidel GDPR.

Když budeme vaše osobní údaje zpracovávat k účelům popsaným v těchto zásadách ochrany osobních údajů, bude právním základem, na který budeme spoléhat, obyčejně to, že zpracování je nezbytné k naplnění našeho oprávněného zájmu být schopni provádět nábor talentů s kompetencemi relevantními pro nás. Dospěli jsme k závěru, že máme oprávněný zájem být schopni provádět zpracování osobních údajů k těmto účelům; že zpracování je k naplnění tohoto účelu nezbytné; a že náš zájem převažuje vaše právo nenechat si údaje zpracovávat k těmto účelům.

Můžete nás kontaktovat a vyžádat si další informace o tom, jak bylo toto hodnocení učiněno. Viz níže uvedené části 9 a 10, kde najdete naše kontaktní informace.

Mohou být konkrétní okolnosti, kdy je zpracování prováděno jen tehdy, jestliže a když ke zpracování udělíte své svolení. Tak je tomu například tehdy, když navrhneme nahrát rozhovor s vámi. Viz prosím níže uvedenou část 9, kde se dozvíte bližší informace o svém právu na odvolání Vašeho svolení.

7. Kdy vaše osobní údaje převádíme mimo prostor EU/EHP a jak je potom chráníme?

Vaše osobní údaje se vždy snažíme zpracovávat uvnitř oblasti EU/EHP.

Někteří naši poskytovatelé služeb však vaše osobní údaje zpracovávají mimo prostor EU/EHP. Využíváme také dodavatelů, jejichž mateřská společnost nebo mateřská společnost jejich subdodavatelů se nacházejí mimo EU/EHP. V těchto případech jsme zohlednili riziko, že osobní údaje mohou být vyzrazeny do zemí mimo EU/EHP, například z příčiny požadavku úřadů.

V případech, kdy jiný příjemce vašich osobních údajů (jak je popsáno v části 5 výše) sídlí mimo EU/EHP, bude toto také znamenat, že vaše osobní údaje budou převedeny mimo EU/EHP.

Když budeme my nebo některý z našich dodavatelů převádět vaše osobní údaje mimo EU/EHP, zajistíme, aby byla k realizaci převodu použita pojistka uznaná dle GDPR. Používáme následující pojistky:

• Rozhodnutí Evropské komise, že příslušná země mimo EU/EHP, do které jsou vaše údaje převáděny, má adekvátní úroveň ochrany, která odpovídá úrovni ochrany poskytované GDPR. Zejména spoléháme na Rozhodnutí o adekvátnosti Komise EU pro USA prostřednictvím takzvaného Rámce pro datové soukromí mezi EU a USA („EU-US Data Privacy Framework“) a rozhodnutí o adekvátnosti pro Spojené království.

• Vstup do standardních klauzulí Evropské komise když se příjemce osobních údajů nachází mimo EU/EHP. To znamená, že příjemce zaručuje, že úroveň ochrany vašich osobních údajů vyplývající z GDPR stále platí, a že vaše práva jsou stále chráněna.

Když budou vaše údaje převáděny mimo prostor EU/EHP, zavádíme také příslušné technické a organizační pojistky na ochranu osobních údajů pro případ vyzrazení. Která konkrétní ochranná opatření zavedeme, záleží na tom, co je technicky možné a dostatečně účinné pro příslušný převod.

Jestliže chcete další informace o případech, v kterých vaše osobní údaje převádíme mimo prostor EU/EHP, můžete nás kontaktovat pomocí kontaktních údajů uvedených níže v Částech 9 a 10.

8. Jak dlouho vaše osobní údaje zpracováváme?

Všichni jednotlivci

Jestliže vaše osobní údaje zpracováváme proto, abychom byli schopni chránit a vymáhat svá práva, budeme vaše osobní údaje uchovávat až do okamžiku úplného a konečného vyřešení příslušné právní záležitosti.

Návštěvníci

Vaše osobní údaje uchováváme z důvodu zabezpečení jeden (1) rok. Retenční období pro soubory cookie je stanoveno v našich zásadách užívání souborů cookie. Za účelem analýzy výkonu kariérního serveru uchováváme vaše osobní údaje tak dlouho, jak uchováváme osobní údaje o vás k jiným účelům.

Kandidáti

Jestliže jste (jen) připojující se kandidát, budeme vaše osobní údaje uchovávat po dobu, dokud s námi budete zůstávat ve spojení.

U ostatních typů kandidátů uchováváme vaše osobní údaje proto, abychom mohli rozhodnout, zda jste vhodným kandidátem na příslušné volné pracovní místo u nás.

Jestliže neuspějete v procesu prvotního náboru, ponecháme si vaše osobní údaje po dobu, po kterou vás budeme zvažovat a případně muset kontaktovat v případě uvolnění pracovních míst v budoucnu.

Jestliže budete přijati, ponecháme si vaše osobní údaje po dobu trvání vašeho zaměstnání i k jiným účelům, než jsou výše uvedené, o čemž budete informováni.

Reference

Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu, po kterou uchováváme osobní údaje kandidáta, pro kterého jste poskytl referenci.

9. Jaká máte práva a jak je můžete uplatňovat?

V této části najdete informace o svých právech v souvislosti s naším zpracováním Vašich osobních údajů. Jak je popsáno níže, na některá z těchto práv dojde jen pokud vaše osobní údaje zpracováváme na základě některého konkrétního právního podkladu.

Jestliže chcete některá svá zde uvedená práva uplatnit, navrhujeme Vám:

• Navštívit stránku Údaje a soukromí na našem kariérním webu, kde nabízíme funkce, pomocí kterých můžete svá práva uplatnit;

• Přihlaste se ke svému účtu u nás, kde můžete k výkonu svých práv využít nastavení svého účtu; nebo

• Nás kontaktujte přímo na adrese julia.bunte@team.blue.

Právo být informován

O tom, jak Vaše osobní údaje zpracováváme, máte právo být informován. Dále budete mít právo být informován tehdy, jestliže budeme mít v úmyslu Vaše osobní údaje zpracovávat k jakémukoli jinému účelu než k účelu, ke kterému byly původně shromážděny.

Takové informace vám poskytujeme prostřednictvím těchto zásad ochrany osobních údajů, prostřednictvím aktualizací na našem kariérním serveru (viz také níže uvedenou Část 11) a zodpovídáním jakýchkoli dotazů, které případně budete mít.

Právo na přístup k vašim osobním údajům.

Jestliže zpracováváme osobní údaje o vás, máte právo o tom vědět a obdržet kopii údajů o vás, které zpracováváme. V souvislosti s přijetím kopie svých údajů obdržíte také informace o tom, jak vaše osobní údaje zpracováváme.

Právo přístupu a právo vyžádat si převedení vašich údajů k jinému příjemci („portabilita údajů“).

Můžete si vyžádat kopii osobních údajů o sobě, které zpracováváme za účelem výkonu smlouvy s vámi nebo na základě vašeho svolení ve strukturovaném běžně užívaném strojově čitelném formátu. To vám umožní využít tyto údaje někde jinde, například převést je k jinému příjemci. Je-li to technicky proveditelném, máte také právo vyžádat si, abychom vaše údaje převedli k jinému příjemci přímo.

Právo na výmaz vašich osobních údajů („právo být zapomenut“).

V některých případech máte právo, abychom vaše osobní údaje museli vymazat. Tak je tomu například v případě, jestliže už vaše osobní údaje nemusíme zpracovávat k účelu, ke kterému jsme je původně převzali; jestliže odvoláte svůj souhlas; jestliže jste vznesli námitku proti zpracování a nejsou žádné naléhavější legitimní důvody zpracování související s vaší jurisdikcí. (O separátním právu na námitku viz níže.)

Právo vznést námitku proti našemu zpracování vašich osobních údajů.

Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, které se zakládá na vašem legitimním zájmu, uvedením své osobní situace.

Právo na omezení zpracování.

Jestliže věříte, že vaše osobní údaje, které o vás zpracováváme, jsou nepravdivé, že naše zpracování je neoprávněné, nebo že tyto informace nepotřebujeme ke konkrétnímu účelu, máte právo si vyžádat, abychom omezili zpracování těchto údajů. Jestliže v souladu s popisem uvedeným bezprostředně výše vznesete námitku proti našemu zpracování, můžete si u nás také vyžádat omezení zpracování oněch osobních údajů také v průběhu našeho posuzování vaší žádosti.

Když bude zpracování vašich osobních údajů omezeno, budeme (vyjma ukládání) zpracovávat údaje jen s vaším svolením nebo za účelem stanovení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, za účelem ochrany práv jiné fyzické či právnické osoby, nebo z důvodů souvisejících s veřejným zájmem.

Právo na nápravu.

Máte právo vyžádat si opravu nepravdivých informací a abychom doplnili informace, které o vás máme a které považujete za neúplné.

Právo na odvolání vašeho svolení.

Když vaše osobní údaje zpracováváme na základě vašeho svolení, máte právo toto svolení kdykoli odvolat. Když tak učiníte, přestaneme vaše osobní údaje zpracovávat k účelům, pro něž jste odvolali své svolení. Nebude to však mít vliv na zákonnost zpracování, které se zakládalo na vašem svolení předtím, než jste své svolení odvolali.

Právo podat stížnost.

Jestliže máte nějakou stížnost ohledně našeho zpracování vašich osobních údajů, můžete stížnost podat u úřadu pro ochranu osobních údajů v zemi Czechia. Jejich kontaktní údaje najdete zde.

Pokud máte sídlo v některé ze zemí EU, můžete také podat stížnost u svého národního úřadu pro ochranu údajů, jejichž seznam najdete zde. Jestliže sídlíte ve Spojeném království, máte možnost podat stížnost u Úřadu komisaře pro informace, a to zde.

10. Kam se můžete obrátit s komentáři nebo otázkami?

Pokud se s námi chcete spojit za účelem výkonu svých práv nebo pokud máte nějaké otázky, komentáře nebo obavy ohledně toho, jak nakládáme s vašimi osobními údaji, můžete nás kontaktovat zasláním e-mailu na catarina.pinto@team.blue.

11. Aktualizace těchto zásad ochrany osobních údajů

Tyto zásady ochrany osobních údajů podle potřeby aktualizujeme — například proto, že začínáme zpracovávat vaše osobní údaje novým způsobem, protože vám chceme informace ještě lépe vysvětlit, nebo pokud je to nezbytné pro splnění příslušných zákonů o ochraně údajů.

Doporučujeme vám pravidelně sledovat tuto stránku, zda se na ní nevyskytly nějaké změny. Kdykoli se můžete podívat nahoru na tuto stránku, abyste viděli, kdy byly tyto zásady ochrany osobních údajů naposledy aktualizovány.

--

team.blue Směrnice pro HR screening

TATO SMĚRNICE PRO HR SCREENING (dále jen „Směrnice“) byla vypracována společností team.blue NV svým jménem a jménem svých skupinových společností (dále společně nebo jednotlivě jen „Společnost“ nebo „team.blue“) za účelem poskytnutí pokynů příslušným zainteresovaným stranám ohledně zpracování osobních údajů uchazečů v souvislosti s předzaměstnaneckým screeningem a ověřovacími činnostmi (dále jen „Screeningové činnosti“).

1 ROZSAH PŮSOBNOSTI

Tato Směrnice se vztahuje na Společnost, její ředitele, vedoucí pracovníky a zaměstnance, jakož i na jakoukoli jinou osobu jednající pro Společnost nebo jejím jménem, pokud se podílí na předzaměstnaneckých činnostech.

Informace o národních regulačních požadavcích, které mohou mít vliv na Screeningové činnosti, naleznete v Příloze 2 této Směrnice.

2 ÚČEL

Účelem této Směrnice je poskytnout oprávněným osobám pokyny pro provádění Screeningových činností zákonným, spravedlivým a transparentním způsobem s náležitým ohledem na soukromí, práva a svobody uchazečů.

Tato Směrnice stanoví konkrétní činnosti, právní základy a procesy pro provádění různých Screeningových činností nezbytných pro rozhodování související se zaměstnáním a podporuje dodržování evropských a národních právních předpisů.

3 ODKAZY, DEFINICE A POUŽITELNÉ PRÁVNÍ PŘEDPISY

Správce osobních údajů (Data Controller nebo Controller): fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který samostatně nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů. Jsou-li účely a prostředky takového zpracování určeny právem Evropské unie nebo právem členského státu, může být správce nebo kritéria jeho určení stanoveno právem Evropské unie nebo členského státu.

Zpracovatel osobních údajů (Data Processor nebo Processor): fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje jménem správce.

Subjekt údajů (Data Subject): identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba. Za subjekty údajů mohou být považovány například také osoby samostatně výdělečně činné, profesionálové nebo zástupci obchodních společností.

DPO nebo Pověřenec pro ochranu osobních údajů (Data Protection Officer): fyzická osoba nebo právnická osoba zastoupená fyzickou osobou, jejíž jmenování je podle čl. 37 odst. 1 GDPR povinné a která musí disponovat odbornými znalostmi evropské a národní legislativy, osvědčených postupů v oblasti bezpečnosti a činností zpracování údajů prováděných správcem nebo zpracovatelem, aby mohla poskytovat podporu v otázkách ochrany osobních údajů.

Evropská legislativa (European Legislation): použitelné právo Evropské unie.

GDPR: Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

Společní správci (Joint Controllers): dva nebo více správců, kteří společně určují účely a prostředky zpracování.

Údaje týkající se trestních záležitostí (Judicial Data): osobní údaje týkající se odsouzení za trestné činy, trestných činů nebo souvisejících bezpečnostních opatření.

Národní legislativa (National Legislation): v rámci Evropské unie/Evropského hospodářského prostoru právní předpisy příslušného členského státu; mimo EU/EHP příslušné vnitrostátní právní předpisy.

Osobní údaje (Personal Data): jakékoli informace týkající se identifikovaného nebo identifikovatelného subjektu údajů. Za identifikovatelnou osobu se považuje osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat prostřednictvím identifikátoru, jako je jméno, identifikační číslo, lokalizační údaje, online identifikátor nebo jeden či více prvků charakteristických pro její fyzickou, fyziologickou, genetickou, psychickou, ekonomickou, kulturní či společenskou identitu.

Zásady ochrany osobních údajů pro uchazeče (Privacy Policy for Candidates): informační dokument poskytovaný uchazečům podle článků 13 a 14 GDPR příslušnou společností skupiny team.blue.

Činnosti zpracování (Processing Activities): široká škála operací prováděných s osobními údaji manuálními nebo automatizovanými prostředky. Patří sem zejména shromažďování, zaznamenávání, organizace, strukturování, ukládání, úprava, změna, vyhledávání, nahlížení, používání, zpřístupňování přenosem, šířením nebo jiným způsobem, kombinování, omezení, výmaz nebo zničení osobních údajů.

Zvláštní kategorie osobních údajů (Special Categories of Personal Data): osobní údaje vypovídající o rasovém nebo etnickém původu, politických názorech, náboženském či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborové organizaci, jakož i genetické údaje, biometrické údaje používané pro jednoznačnou identifikaci osoby a údaje týkající se zdraví, sexuálního života nebo sexuální orientace.

Tato Směrnice byla vypracována v souladu s GDPR. Specifické požadavky však mohou být stanoveny národní legislativou nebo příslušným dozorovým orgánem. Podrobné informace o příslušných národních ustanoveních naleznete v Příloze 2 této Směrnice.

Není-li uvedeno jinak, mají všechny pojmy psané velkým písmenem význam stanovený v této části „Odkazy, definice a použitelné právní předpisy“.

4 ROLE V OBLASTI OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Společnost vystupuje jako správce osobních údajů a je odpovědná za určení účelů a prostředků zpracování osobních údajů uchazečů.

Pokud Společnost zadá provádění Screeningových činností externím poskytovatelům služeb (dále jen „Pověřený zástupce“ / Authorized Agent, viz Příloha 1), vystupuje takový subjekt zpravidla jako zpracovatel osobních údajů a zpracovává údaje výhradně na pokyn Společnosti v souladu se smlouvou o zpracování osobních údajů (DPA), článkem 28 GDPR a použitelnými právními předpisy.

5 SCREENINGOVÉ ČINNOSTI

Oddělení lidských zdrojů (HR), které odpovídá za nábor zaměstnanců, bylo skupinou team.blue pověřeno správou Screeningových činností.

Veškeré odkazy na „Screeningovou funkci“ (Screening Function) v tomto dokumentu označují oprávněné osoby a/nebo třetí strany, včetně pověřených zástupců, které jsou pověřeny prováděním Screeningových činností jménem Společnosti.

Screeningová funkce může kdykoli požádat o podporu odpovědného vedoucího HR oddělení, oddělení ochrany osobních údajů nebo pověřence pro ochranu osobních údajů v případě pochybností týkajících se zpracování osobních údajů.

5.1 URČENÍ SCREENINGOVÝCH ČINNOSTÍ

Screeningová funkce může podle okolností provést některou nebo všechny definované činnosti týkající se uchazečů.

Je povinna individuálně posoudit, které kontroly jsou v daném případě nezbytné, a zajistit, že budou přiměřené, relevantní vzhledem k dané pozici a v souladu s evropskou a národní legislativou.

1. Ověření totožnosti

Společnost team.blue může být povinna ověřit totožnost uchazeče v souladu s příslušnými národními právními předpisy.

Za tímto účelem mohou být osobní údaje poskytnuté uchazečem porovnány s platným dokladem totožnosti, který bude uchazeč vyzván předložit Pověřenému zástupci.

Právní základ: plnění smlouvy nebo provedení opatření přijatých na žádost subjektu údajů před uzavřením smlouvy.

2. Vzdělání (Education)

Společnost team.blue může potřebovat ověřit vzdělání uchazeče za účelem potvrzení kvalifikace relevantní pro danou pracovní pozici a zajištění splnění odborných požadavků souvisejících s prací.

Za tímto účelem mohou být údaje o vzdělání poskytnuté uchazečem ověřeny u příslušných vzdělávacích institucí v dané jurisdikci.

Právní základ: Toto zpracování je prováděno na základě oprávněného zájmu Společnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, konkrétně za účelem ověření, že uchazeč splňuje požadovanou kvalifikaci pro danou pozici, a zachování integrity náborového procesu.

3. Pracovní zkušenosti (Work Experience)

Společnost team.blue může potřebovat ověřit předchozí pracovní zkušenosti uchazeče, aby potvrdila správnost uvedené pracovní historie a posoudila vhodnost uchazeče pro danou pozici.

Za tímto účelem mohou být informace o předchozím zaměstnání ověřovány prostřednictvím referencí poskytnutých uchazečem.

Právní základ: Toto zpracování je prováděno na základě oprávněného zájmu Společnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, zejména za účelem ověření správnosti pracovních zkušeností uchazeče, posouzení jeho vhodnosti pro danou pozici a Společnost a zachování integrity náborového a výběrového procesu.

4. Ověření oprávnění k práci (Work Permit Check / Right to Work)

Společnost team.blue může být povinna ověřit, zda má uchazeč zákonné právo pracovat v zemi, ve které se daná pozice nachází, v souladu s příslušnými imigračními a pracovněprávními předpisy.

Za tímto účelem mohou být osobní údaje uchazeče ověřeny prostřednictvím příslušných úředních dokumentů.

Právní základ: Toto zpracování je nezbytné ke splnění právních povinností Společnosti vyplývajících z pracovněprávních a imigračních předpisů. Právním základem je proto čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR (splnění právní povinnosti). Je-li to požadováno, bude vedena dokumentace potvrzující splnění příslušných legislativních požadavků.

5. Ověření trestní minulosti (Criminal Background Check)

Společnost team.blue může ověřovat trestní minulost uchazeče, pokud je taková kontrola povolena příslušnými právními předpisy a je nezbytná vzhledem k povaze pozice, o kterou se uchazeč uchází.

Za tímto účelem mohou být relevantní osobní údaje ověřovány u příslušných orgánů v příslušných jurisdikcích s cílem posoudit vhodnost uchazeče a zajistit bezpečné pracovní prostředí.

Právní základ: Toto zpracování je prováděno na základě oprávněného zájmu Společnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, zejména za účelem ochrany systémů, dat a zákazníků Společnosti prostřednictvím ověření integrity a důvěryhodnosti uchazečů o pozice citlivé z hlediska bezpečnosti.

Pokud je tento právní základ použit, bude zdokumentováno Posouzení oprávněného zájmu (Legitimate Interest Assessment – LIA) v souladu s GDPR a příslušnými národními právními předpisy upravujícími kontroly trestní minulosti.

Pokud je to relevantní, bylo nebo bude provedeno a zdokumentováno Posouzení oprávněného zájmu (LIA) podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR a/nebo Posouzení vlivu na ochranu osobních údajů (Data Protection Impact Assessment – DPIA) podle čl. 35 GDPR, jehož cílem je identifikovat rizika a vyvážit práva a svobody subjektů údajů s oprávněnými zájmy Společnosti.

5.2 PROCES SCREENINGOVÝCH ČINNOSTÍ

Jakmile Screeningová funkce určí vhodné aktivity pro konkrétního uchazeče, provede Screeningové činnosti sama nebo pověří jejich provedením Pověřeného zástupce, kterému zároveň poskytne potřebné osobní údaje uchazeče a příslušné pokyny.

Screeningová funkce odpovídá za to, že všechny pokyny poskytnuté Pověřenému zástupci jsou v souladu s touto Směrnicí, evropskou legislativou a/nebo národní legislativou.

Screeningová funkce nebo Pověřený zástupce bude uchazeče kontaktovat za účelem zahájení ověřovacích a screeningových aktivit po obdržení příslušných instrukcí.

Pro usnadnění tohoto procesu může Společnost sdílet určité běžné osobní údaje získané během náborového procesu s Pověřeným zástupcem za účelem zahájení příslušných kontrol.

Screeningová funkce nebo Pověřený zástupce získá od uchazeče potřebnou dokumentaci a další osobní údaje nezbytné pro provedení požadovaných kontrol.

Pověřený zástupce může rovněž požadovat, aby uchazeč podepsal Prohlášení o screeningu (Screening Declaration Form), které je nezbytné pro dokončení kontrol.

Po dokončení screeningu nahraje Pověřený zástupce příslušnou dokumentaci („Výsledek screeningu“) na určenou platformu.

Na základě výsledku screeningu může Screeningová funkce informovat příslušné zainteresované osoby v rámci oddělení HR o dalších krocích, které je třeba učinit v souladu se stanoveným postupem.

5.3 INTERNÍ SDÍLENÍ VÝSLEDKŮ SCREENINGU UCHAZEČŮ

Screeningová funkce může v nezbytném rozsahu sdílet výsledky screeningu uchazeče s jinými odděleními nebo společnostmi skupiny team.blue.

5.4 PŘEDÁVÁNÍ ÚDAJŮ PROSTŘEDNICTVÍM POVĚŘENÉHO ZÁSTUPCE

Pověřený zástupce může být oprávněn předávat osobní údaje uchazeče třetím stranám se sídlem v zemích mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor za účelem provedení požadovaných Screeningových činností, zejména pokud je takový přenos nezbytný pro uzavření pracovního poměru mezi uchazečem a Společností podle čl. 49 odst. 1 písm. b) GDPR.

Podrobné informace o ustanoveních, která je třeba zohlednit podle národní legislativy, naleznete v Příloze 2 této Směrnice.

5.5 ŽÁDOSTI UCHAZEČŮ PODSTUPUJÍCÍCH SCREENINGOVÉ ČINNOSTI

Uchazeči, kteří podstupují Screeningové činnosti na pokyn Společnosti, mohou uplatňovat všechna práva, která jim náleží podle evropské a/nebo národní legislativy, včetně práv podle GDPR, jako je právo na přístup k údajům, opravu údajů nebo výmaz údajů.

Pokud uchazeč uplatní své právo na výmaz podle GDPR a poskytl své informace (včetně dokumentace) přímo Společnosti nebo prostřednictvím Pověřeného zástupce, Společnost odstraní příslušné záznamy ze svých systémů v rozsahu povoleném článkem 17 GDPR.

Další informace jsou uvedeny v interním postupu Společnosti pro vyřizování žádostí subjektů údajů.

5.6 UCHOVÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Společnost bude uchovávat osobní údaje pouze po dobu nezbytnou pro naplnění účelů uvedených v části „Screeningové činnosti“ a pro splnění zákonných povinností.

Příslušné doby uchovávání údajů jsou stanoveny v Zásadách ochrany osobních údajů pro uchazeče dané společnosti skupiny team.blue.

Pokud je uchazeč následně přijat do zaměstnání, tedy pokud Výsledek screeningu vyústí v pozitivní výsledek, bude další zpracování jeho osobních údajů upraveno příslušným informačním dokumentem pro zaměstnance nebo jinými oznámeními vydanými Společností s ohledem na pracovní pozici zaměstnance.

5.7 BEZPEČNOST ÚDAJŮ

Společnost zavedla, případně prostřednictvím svých Pověřených zástupců, odpovídající technická a organizační opatření k zajištění bezpečnosti a integrity osobních údajů.

6 OZNÁMENÍ O NEDODRŽOVÁNÍ PŘEDPISŮ A DISCIPLINÁRNÍ OPATŘENÍ

Od všech fyzických a právnických osob uvedených v této Směrnici se očekává plné dodržování této Směrnice a veškeré další dokumentace týkající se ochrany osobních údajů, která jim byla oznámena.

Právní oddělení ve spolupráci s oddělením ochrany osobních údajů (a s pověřencem skupiny pro ochranu osobních údajů) posoudí případné výjimky z dodržování konkrétních ustanovení této Směrnice a dalších interních dokumentů v oblasti ochrany osobních údajů.

Výjimky lze zvážit zejména tehdy, pokud:

• zvláštní okolnosti neumožňují praktické splnění daného požadavku,

• národní legislativa takovou výjimku podporuje,

• nebo existují kompenzační kontrolní mechanismy, které dostatečně snižují riziko nesouladu s předpisy.

7 REVIZE A AKTUALIZACE

Údržbu a pravidelnou revizi této Směrnice provádí skupina team.blue, zejména oddělení ochrany osobních údajů a oddělení lidských zdrojů (HR), případně za podpory skupinového pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO).

PŘÍLOHA 1: SEZNAM POVĚŘENÝCH ZÁSTUPCŮ

Společnost team.blue pověřila následující externí poskytovatele služeb prováděním Screeningových činností svým jménem.

Na Pověřené zástupce se kromě příslušných smluv uzavřených se Společností vztahuje také tato Směrnice pro HR screening.

NÁZEV POVĚŘENÉHO ZÁSTUPCE

Validata Group BV, obchodující pod názvem DISA Global Solutions („Validata“)

RELEVANTNÍ INFORMACE

DISA Global Solutions
Apollolaan 151
1077 AR Amsterdam

Zásady ochrany osobních údajů společnosti Validata jsou dostupné na následující adrese:

https://disa.com/emea/privacy-website/

PŘÍLOHA 2-A: NÁRODNÍ POŽADAVKY A DOPORUČENÍ

Kontroly trestní minulosti mohou být prováděny pouze v jurisdikcích, kde je takové zpracování výslovně povoleno příslušnými vnitrostátními právními předpisy a kde Společnost stanovila odpovídající právní základ v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR a článkem 10 GDPR.

V současné době mohou být kontroly trestní minulosti prováděny pro relevantní pracovní pozice v následujících zemích:

• Dánsko

• Nizozemsko

• Spojené království

• Irsko

• Německo

• Turecko

Společnost obdržela jednoznačná právní doporučení, aby v současné době neprováděla kontroly trestní minulosti v následujících zemích:

• Španělsko

• Portugalsko

• Francie

Tato doporučení jsou pro provozní účely závazná a musí být dodržována, dokud nebude tato Směrnice formálně aktualizována na základě ověřeného právního posouzení, které by takové kontroly umožnilo.